Workforce Administration Specialist (m/w/d)

Job Opportunity – Workforce Administration Specialist (m/w/d)

in Vollzeit - befristet bis 04/2026

Wer wir sind

Bei Aptar nutzen wir Expertenwissen, Design, Technik und Wissenschaft, um innovative Verpackungstechnologien zu entwickeln, die von Menschen auf der ganzen Welt verwendet werden. 

Jeden Tag schaffen wir Aptar "Aha-Momente" für Kunden, Verbraucher und Patienten, indem wir kontinuierlich Innovationen auf den Markt bringen. Wir entwickeln durch unsere große Erfahrung und unserem hohen technologischen Know How Spender- und Dosiersysteme für die Bereiche Kosmetik, Haushalt, Lebensmittel und Pharma, die das Leben von vielen Menschen in den vielfältigsten Lebensbereichen erleichtert.

Wir haben Produktionsstätten in Nordamerika, Europa, Asien und Südamerika und über 14.000 engagierte Mitarbeiter*innen in rund 20 Ländern.

Ihre neue Herausforderung an unserem Standort Dortmund

Als Workforce Administration Specialist fungieren Sie als Fachexperte für die Personalverwaltung. Sie bringen fundiertes Wissen und Fachkenntnisse ein, unterstützen unterschiedliche Interessengruppen innerhalb der Organisation und stellen sicher, dass alle Prozesse vollständig und korrekt durchgeführt werden.

• Unterstützung der Mitarbeitenden und Führungskräfte: Sie agieren als zweite Support-Ebene innerhalb der HR Service Delivery-Organisation und beantworten fachspezifische Anfragen
• Bearbeitung von Anfragen: Sie übernehmen und analysieren komplexe Anfragen, die von HR Service Delivery (HRSD) weitergeleitet wurden, und leiten diese bei Bedarf an die dritte Support-Ebene weiter
• Daten- und Dokumentenmanagement: Sie stellen die Korrektheit und Vollständigkeit der für die Personalverwaltungsprozesse erhaltenen Daten und Unterlagen sicher
• Daten Management: Sie bearbeiten und validieren Änderungen persönlicher Daten, die von Mitarbeitenden eingereicht werden
• HR-Systempflege: Sie geben erforderliche Daten in das HR-System ein, insbesondere im Zusammenhang mit Einstellungen, Austritten und Änderungen von Beschäftigungsdaten (z. B. Vertragsänderungen, Beförderungen, Standortwechsel)
• Dokumentenerstellung: Sie erstellen Dokumente gemäß den länderspezifischen Anforderungen, wie Verträge, Beförderungsschreiben und Kündigungsschreiben.
• Berichterstattung: Sie führen Berichterstattungsaktivitäten gemäß internen und externen Anforderungen durch
• Datenübertragung: Sie stellen die korrekte Übertragung relevanter Daten in die Systeme der Lohnbuchhaltung und anderer externer Partner sicher
• Prozessmanagement: Sie gewährleisten den Abschluss der End-to-End-Prozesse der Personalverwaltung innerhalb der festgelegten Zeitrahmen und Standards und halten die vereinbarten Service Level Agreements (SLAs) für HRSD-Dienste ein
• Prozessoptimierung: Sie identifizieren und schlagen Verbesserungsmaßnahmen für Prozesse und Systeme/Tools vor
• Technische Anforderungen: Sie erkennen und melden neue technische Anforderungen oder potenzielle Probleme, überwachen den Fortschritt und validieren die implementierten Lösungen
• Integration lokaler Aufgaben: Sie stellen die erfolgreiche Integration lokaler Aufgaben in globale Richtlinien und Prozesse sicher
• Dokumentation und Wissensmanagement: Sie pflegen die erforderliche Dokumentation und nehmen an Wissensmanagementaktivitäten wie Schulungen teil

Ihr Profil

• Ausbildung: Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• HR-Kenntnisse: Sie besitzen umfassende Kenntnisse zu Prozessen und Aktivitäten im Bereich Personalverwaltung
• Systemverständnis: Sie sind vertraut mit SuccessFactors und Ticketing-Tools
• Shared-Service Center: Idealerweise haben Sie bereits in einer Shared Services Center Umgebung gearbeitet
• Arbeitsweise: Sie legen großen Wert auf Detailgenauigkeit und Qualitätsorientierung
• Soft-Skills: Sie zeichnen sich durch eine analytische und problemlösende Denkweise, gute Kommunikationsfähigkeiten sowie Organisationstalent und Zeitmanagementfähigkeiten aus
• Sprachkenntnisse: Sie verfügen über gute Englischkenntnisse in mündlicher und schriftlicher Kommunikation

Ihr neuer Arbeitgeber

• Global führender Hersteller innovativer Lösungen für Dosiersysteme, Versiegelungen und aktive Verpackungen für Pharma, Beauty und Closures
• 13 000 Mitarbeiter*innen  -  57 Standorte  -  20 Länder

 Unsere lokalen Standorte in Dortmund & Menden:

• Ca. 350 Mitarbeiter*innen am Standort Dortmund
• Ca. 100 Mitarbeiter*innen am Standort Menden
• Produktion 24 / 7
  • Sprüh- und Dosiersysteme für die kosmetische Industrie
  • Aerosolventile, Sprühköpfe und Lotionpumpen
• Produzierte Teile: 2,87 Milliarden pro Jahr
• Produktionsfläche: 7.000 m²

Ihre Vorteile

• Verantwortung und Mitgestaltung ab dem ersten Tag: In unserem engagierten, dynamischen und hilfsbereiten HR-Team übernehmen Sie von Anfang an Verantwortung und gestalten aktiv mit
• Offene und motivierende Atmosphäre: Erleben Sie eine offene und freundliche Arbeitsatmosphäre in einem modernen und innovativen Unternehmen
• Flexibilität für Ihre Work-Life-Balance: Gestalten Sie Ihre Arbeitszeit flexibel und nutzen Sie bei Bedarf die Möglichkeit zum Home-Office
• Attraktive Vergütung: Ihre Leistungen werden attraktiv gemäß IG Metall Tarifvertrag vergütet
• Erholung: Freuen Sie sich auf 30 Tage Urlaub sowie zusätzliches Weihnachts- und Urlaubsgeld
• Finanzielle Sonderleistungen: Profitieren Sie von finanziellen Sonderleistungen wie zum Beispiel: Firmenfitness, Corporate Benefits, Altersvorsorge, Kantinenessen

Be You. Be Aptar

Aptar ist ein Arbeitgeber, der sich für Chancengleichheit ausspricht. Wir glauben, dass eine vielfältige Belegschaft der Schlüssel zu unserem Erfolg ist! Wir schätzen Bewerbungen jeglicher Mitglieder unserer Gesellschaft, unabhängig von Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung, Herkunft, Religion oder Weltanschauung.

Bewerben Sie sich beim Weltmarktführer

Ihre Ansprechpartnerin bei Fragen: Lena Müller | lena.mueller@aptar.com | 0231/9240-424

Aptar Dortmund GmbH | Hildebrandstraße 20 | 44319 Dortmund

Kontaktieren Sie uns auch gerne via Whatsapp +49 1512/0469151